Một Số Mẹo Trong Word

Thiết Kế Tư Liệu
Thiết kế giống như đi dự tiệc một mình. Lúc đầu có thể còn ngần ngại, nhưng dần dần bạn sẽ quen và thích thú. Có sự khác biệt giữa người thiết kế chuyên nghiệp và người thực hành được bản vẽ đẹp. Tạo một tư liệu đẹp trong Microsoft Word đòi hỏi phải chú ý đôi chút.

• Hãy thử nghiệm

Bàn về vấn đề thiết kế tư liệu (Document design) có thể hơi mạo muội, đâu phải ai cũng có thể thiết kế. MỘt nhà thiết kế chuyên nghiệp thường hình dung trước kết quả trong đầu, bạn có thể dùng khả năng của Microsofr Office để thử nghiệm cho đến khi có được một văn bản có sức cuốn hút và hiệu quả. Chỉ trong vài giây, bạn có thể thực hiện những thay đổi mong muốn. Đừng bao giờ chấp nhận ngay bản in đầu tiên. Hãy tìm cách thử từ 5 đến 6 lần. Sau khi in xong, trải các văn bản ra trước mắt và chọn bản tốt nhất. Đó có thể không phải là bản đầu tiên, cũng không nhất thiết là bản cuối cùng.

• Ba câu hỏi

Dù bạn thiết kế một bản tin, trang quảng cáo, hay bài báo, bao giờ cũng nên bắt đầu với bút và giấy trong tay (không phải trên máy tính). Hãy trả lời 3 câu hỏi sau một cách thận trọng, kỹ càng:

• Bạn đang nói với ai? Điều này nghĩa là bạn phải quan tâm đến cá tính và sở thích của người đọc. Hãy nghĩ về một người mà bạn quen biết có đặc tính của đối tượng đang hướng tới. Lúc nào cũng hình dung người đó trong suốt quá trình thiết kế.

• Bạn định nói về vấn đề gì? Nắm vững và tập trung vào chủ đề.

• Hệ thống của bạn có những hạn chế nào? Từ "hệ thống" ở đây bao hàm máy tính, máy in, người thao tác, thậm chí cả giấy và mực in. Bạn có bao nhiêu thời gian? Có những tài nguyên (resources) gì? Máy tính của bạn có thể thích hợp nhất với máy in của bạn? hãy quan tâm đến mọi khía cạnh của tiến trình, từ đầu cho tới cuối.

• Nội dung văn bản (body text).

Đây là văn bản chứa nội dung chính cần đọc, rất quan trọng vì nó mang tải thông tin mà người đọc cần. Phải biết chọn Font với kích cỡ lớn một chút. Chuyên gia kỹ thuật cần Font thực dụng hơn. Tuy nhiên có những ngọai lệ, mặt kiểu chữ Serif thường dễ đọc hơn kiểu sansreif. Hãy nhìn vào từ illinois, lưu ý đến 3 chữ cái đầu tiên, bạn có thể thấy là Font serif để đọc hơn. Serif là đoạn gạch chân ở đầu cuối các nét chính của ký tự. Các ký tự có gạch chân dễ nhận dạng hơn, nhất là trong trường hợp văn bản dài. Microsoft Word cho phép chọn ít nhất một trong các kiểu Times (một lọai serif) và Arial (sans-serif). Kích cỡ cũng đóng vai trò quan trọng. Ở đây không có quy tắc nào cả, tùy thuộc vào font cụ thể. Nói chung, văn bản chính (body text) nên có cỡ chữ từ 9 đến 12 điểm.

Chọn được Font và kích thước Font rồi, tiếp theo cần quan tâm đến khoảng cách giữa các dòng chữ in ra (leading), đo giữa 2 dòng liên tiếp (base line) theo số điểm (point). Một điểm bằng 1/72 inch. Bạn đặt leading trong Word tại hộp thọai Formal / Paragraph. Hãy dùng chức năng Exactly (chính xác) và gõ khoảng cách giữa các dòng và cỡ chữ luôn phải cân đối nhau. Quy tắc chung là dùng leading bằng 120% cỡ chữ. Lại trở về với lời khuyên trước đó: hãy thử nghiệm, ví dụ thử kích thước font bằng 11 với leading bằng 13.

Đừng để cho các cột (Column) rộng quá, khi đọc dễ mỏi mắt. Cũng không được hẹp quá, trong trường hợp lề phải không đều (ragged right edge). với Font và kích thước font đã chọn, hãy gõ các chữ cái thường với số lượng bằng 1,5 lần bộ chữ cái (từ a đến z cộng với t ừ a đến m). Đây chính là bề rộng cột lý tưởng nhất, nhưng với một số yêu cầu khác có thể vẫn hẹp, tuy nhiên tối đa không được vượt bề rộng 2,5 lần số lượng ký tự trong bộ chữ cái. Chú ý rằng, cột càng rộng thì leading càng phải lớn hơn.

Tách từ (hyphenation) cho nội dung văn bản là công việc cần làm. Word có lệnh Tools / Hypenation để làm việc này. Nếu bạn nhập văn bản từ một nguồn khác, nhớ chọn văn bản và thực hiện lệnh Hypenation trước khi có thể gọi công việc của mình là hoàn tất.

Tách từ và căn lề (justication) tác động lẫn nhau, những người xếp chữ thường gọi chung việc này là H&J.

• Trình bày văn bản.

Chỉ một số có thể sử dụng quy tắc nội dung văn bản là có thể sử dụng được cho trình bày văn bản (display text). Chúng ta đã nói đến 2 kiểu chữ là Serif và sans-serif. Bạn có thể chọn Scripts (kiểu chữ hoa, trong đó có Sapf Chancery) họăc Black Letter (kiểu “Old English” mà Gutenberg dùng để in cuốn kinh thánh đầu tiên). Đừng bao giờ sử dụng hơn 2 kiểu chữ trên 1 trang, một trong số đó đã được dùng cho nội dung văn bản. Tuy nhiên, có lẽ chỉ nên dùng các kiểu chữ thụôc cùng một họ. Họ Times bao gồm Times, Times italic, Times Bold và Times Bold italic. Ví dụ, có thể dùng Times cho nội dung văn bản, Times Bold cho đầu đề, Times italic cho các tên cột, còn Times Bold italic cho các Sidebar (một mục nhỏ liên quan đến nội dung trong văn bản, trình bày xen kẽ trên trang in).

• Đồ họa

Microsoft Office có công cụ đồ họa rất mạnh: WordArt và Microsoft Draw. Điều quan trọng là xác định được nhu cầu của người đọc về đồ họa. Các đối tượng lọai này sẽ gây ấn tượng hơn nếu ta nhóm chúng lại, tốt nhất theo số lẻ, vì một lẽ nào đó mắt người ưa số lẻ hơn số chẵn. Hãy chọn đồ họa có cùng một đặc tính. Đừng dùng lẫn lộn biểu đồ 3-D với biểu đồ 2-D. Nếu một biểu đồ có tiêu đề và viền thì các biểu đồ khác cũng phải theo như vậy.

Hãy in thử trên đúng thiết bị sẽ được thường xuyên sử dụng. Nên nắm vững chất lượng giấy và mưc in.

Lệnh Insert / Symbol của Word mở ra hộp thọai Symbol cho phép chọn những ký hiệu cần đưa vào tư liệu.

• Khoảng Trống:

Vùng khoảng trống cũng có tác dụng nâng chất lượng trình bày tư liệu. Nếu không có đủ khoảng trống, người đọc dễ căng thẳng và mỏi mắt. Lề là một loại khoảng trống, cần thiết như bức tranh cần khung bao quanh. Tổng diện tích các lề chiếm khoảng 30-50% trang. Tư liệu chỉ gồm một tranh nên có lề sẽ gây ấn tượng hơn nếu gộp chung lại thành khối lớn thay vì trãi ra khắp nơi. Các vùng trống nhỏ bày ra cảm giác tù túng và khó chịu từ phía người đọc.

Phần Bổ Sung (Add-Ins)

Add-ins là những chương trình bổ sung cho Word được viết bằng ngôn ngữ C, các Add-ins làm việc tương tự như những lệnh hoặc chức năng chuyên dụng của người dùng. Bạn có thể đưa các lệnh Add-ins vào Toolbar hoặc Menu, hay gán chúng với những phím tắt (tương tự như với Macro).

Về mặt cấu trúc mà nói Add-ins được “đưa” vào Word ở mức Template. Add-ins cũng thay đổi Toolbar, lệnh trên menu và phím tắt giống Template. Bạn có thể mua hay tự viết các Add-ins cho riêng mình (những thí dụ điển hình về Add-ins như công cụ Fax, Mail của một số nhà sản xuất phần mềm tiện ích hỗ trợ thêm cho Word Excel v.v...). Add-ins chỉ có tác dụng một khi bạn còn ở trong Word. Nếu muốn một Add-in tự động nạp mỗi khi bạn vào Word, hãy lưu nó trong Folder Starup.

Word Wizard



Word Wizard là công cụ hữu ích giúp bạn tạo nhanh các văn bản, bởi vì Wizard thay bạn làm mọi thứ. Về mặt cấu trúc Wizad là các Template "đặc biệt”, bạn có thể nhận thấy chúng với phần mở rộng. Wiz, các Wizad đi kèm theo Word dùng chung một giao diện. Thành phần chính của Wizad là macro hoặc tổ hợp nhiều macro được lưu chung với Template. Và chính những macro này đã tự động hóa thao tác văn bản thay bạn.

Word cung cấp Wizad để giúp bạn tạo

Quản Lý Style, AutoText, Macro Và Toolbar
Chúng ta có thể tận dụng những ưu điểm của Style, Toolbar, Macro hay Autotext được tạo trong những Template khác. Nếu để ý bạn sẽ thấy nút Organizer mỗi khi mở các hộp thọai về Style, Toolbar, Macro hay Autotext Word. Hãy sử dụng chức năng này để copy những bạn muốn giữa các Template. Cũng có thể sử dụng Organizer để xóa, đổi tên Style, các đầu mục Autotext, Macro hay Toolbar .

Cấu Hình Trang Ngầm Định
Những thông số ngầm định của trang như lề, khổ giấy, biên v.v... và cũng tương tự như kiểu, chúng được lưu trong Template. Khi một văn bản mới được tạo nên chúng lấy những thông số này từ Template nền. Những thay đổi về cấu hình trang chỉ ảnh hưởng đến riêng văn bản và không tự động lưu vào Template tuy nhiên ta cũng có thể ghi chúng vào Template để sử dụng cho nhiều văn bản sau này. Để làm điều đó, hãy chọn default trong hộp thọai page setup.

Customer Toolbars, Menu Và Shortcut Keys
Bằng cách thay đổi sự sắp xếp của Toolbar, các Menu hoặc các phím tắt bạn có thể làm cho Word đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của mình (ví dụ thêm những lệnh thường xuyên sử dụng hay bỏ những lệnh ít dùng khỏi Toolbar, Menu).

Để thay đổi, bạn vào chọn mục Customize trong menu Tools. Sau đó có thể lưu chúng trong Normal Template, Template đang được mở để chỉnh sửa hay trong Template được kết nối với văn bản. Để những thay đổi này có tác dụng trong mọi văn bản lưu chúng trong Normal Template hay trong một Template sẽ được chuyển thành global .

Auto Correct
Các đầu mục của Autocorrect với phần văn bản đã được định dạng sẽ lưu trong Normal Template (khi mục Replace with formatted text trong hộp thọai Autocorrect được chọn). Còn tất cả phần đầu mục dưới dạng văn bản thường (Plain text) của Autocorrect được lưu trong Registry của windows 95.

Auto Text
Các đầu mục (entries) của Autotext được lưu trong Template. Để có thể sử dụng trong tòan bộ các văn bản của Word bạn hãy lưu chúng trong Normal họăc Global Tempalte. Nếu chỉ muốn cho các đầu mục đó có tác dụng trong văn bản hiện hành lưu chúng Template kết nối với văn bản hiện hành.

Để bổ sung hoặc chỉnh sửa các đầu mục AutoText bạn phải mở Template ở chế độ non-global (vì global Template không thể sửa đổi). Để làm điều này hãy mở Template trực tiếp qua mục Open trong menu File, chọn Document Template từ hộp thọai file of type họăc mở một văn bản mà Template kết nối đến (lưu ý không phải là văn bản mà Template được nạp vào). Để phân biệt một template được kết nối hay nạp vào văn bản, chọn mục template trong menu file. Những template có tên hiện trong hộp thọai Document Template chính là Template đựơc kết nối và những template có tên hiện trong hộp thọai b and add-ibs là những template được nạp, chúng chỉ có thể đọc.

Marco

Word lưu các macro trong Template. Khi người dùng tạo một macro mới nó được lưu ngầm định trong Normal Template và có tác dụng toàn cục (global). Ngòai ra, người dùng cũng có thể xác định Template mà một macro sẽ kết nối đến.

Để lưu một macro trong Template khác nối Normal, thì hoặc Template đó hoặc văn bản mà Template kết nối đến phải là hiện hành. Nếu muốn tạo một macro trong Global Template, phải mở Global Template đó chứ không phải văn bản mà nó kết nối đến.

• Để tạo Macro sử dụng macro trong menu Tools, chọn tên template có trong ô macro Available in, sau đó nhấn Create để mở cửa sổ sọan thảo macro mới.

• Để ghi macro mới, chọn Template có trong ô make macro available to trong hộp thọai macro record.

Sự kết hợp giữa macro và template cho phép tạo ra những giao diện word thật sự mới đáp ứng các nhu cầu riêng của người sử dụng. Vì macro được lưu trong template do đó việc “trao đổi, phổ biến” những bản word đã được “đặc biệt hóa” tương đối dể dàng, chỉ cần sao các bản template tương ứng.

Thư Viện Kiểu (Style Gallery)

Khi người cùng muốn chọn kiểu trình bày cho văn bản của mình bằng lệnh Autoformat hoặc bằng chính các kiểu cho trước, họ có thể sử dụng thư viện kiểu có sẵn bằng lệnh Style Gallery trên menu Format và đồng thời có thể xem trước văn bản mình sẽ thay đổi thế nào nếu chấp nhận những kiểu ấy.

Bằng cách này chúng ta có thể sử dụng nhiều kiểu trong văn bản sẽ thay thế kiểu trong văn bản.

Kiểu (Style)

Khi tạo văn bản lần đầu, word sẽ lấy các kiểu từ Template nền của văn bản. Tuy nhiên không mối liên kết nào giữa kiểu của Tembplate và kiểu của văn bản được tạo nên, do đó khi người dùng thay đổi những kiểu trong văn bản. Tương tự như vậy đối với kiểu trong Template.

Nếu muốn những thay đổi này có tác dụng với kiểu trong văn bản, bạn vào menu File, chọn Template, đánh dấu vào ô Automatically Update Document Styles. Và mỗi lần khi mở văn bản Word sẽ sao kiểu trong Template được chọn vào văn bản.

Cấu Trúc Bên Trong Của Word
Cấu trúc của Word bao gồm 3 thành phần chính sau: phần ứng dụng (Word Application), phần văn bản (Document) và phần mẫu tạm (Template). Mỗi phần tác động lên văn bản của Word theo một cách khác nhau.

Phần ứng dụng cung cấp những menu chuẩn, các lệnh (Command) và các thanh công cụ (Toolbar). Phần Template dùng với 2 mục đích:

• Cung cấp các kiểu mẫu có sẵn để tạo những văn bản mới theo các chủ đề khác nhau;

• Làm nơi lưu trữ các kiểu mới theo các chủ đề mới tạo, macro, các dữ liệu của AutoText, các lệnh và cấu hình của Toolbar đã được "tùy chọn hóa" (Customized). Phần văn bản chứa cả văn bản, hình ảnh, các thông số về định dạng (bao gồm định dạng trang, định dạng ký tự, đọan) cho chính văn bản đó.

• Điểm chính yếu để hiểu cấu trúc word là hiểu ba thành phần nói trên tương tác với nhau như thế nào. Trong số ba thành phần kể trên, phần mẫu tạm (Template) có ảnh hưởng nhiều nhất đến hai thành phần còn lại.

Template cung cấp các chức năng sau:

• Thay đổi Menu, Toolbar, gán các tổ hợp phím với những lệnh trên Toolbar hoặc với các Macro, lọai bỏ các lệnh không sử dụng trên menu hoặc Toolbar.

• Tạo macro để tự động hóa nhiều thao tác trên word chỉ với một lệnh đơn.

• Gắn các tiêu đề, hình ảnh như biểu tượng công ty vào tất cả các văn bản dựa trên Template đó.

• Các định dạng cơ bản như phông chữ, kiểu chữ, lề, dạng trình bày trang.

• Gắn tự động những hình ảnh, text từ Autotext vào văn bản.

In Văn Bản Màu Thành Trắng Đen
Khi phải in những văn bản màu trên máy in đen trắng, những chữ có màu sẽ rất mờ. Word có tính năng in chữ màu thành đen hoàn toàn. Với Word từ 7 đến 2000:

Hãy chọn Tools / Options rồi nhắp Compatibility. Cuộn trong danh sách Options và chọn Print Colors As Black on Noncolor Printers. Nhấn OK.

Cách thiết lập này chỉ có hiệu lực với văn bản hiện hành. Muốn chuyển nó thành mặc định, nhắp Default trong mục Compatibility sau khi chọn tùy chọn Compatibility.

Văn Bản Và Hình Ảnh
Khi văn bản được tạo lần đầu tiên, Word sao tòan bộ các thông tin từ Template kết nối với văn bản bao gồm cả phần khuôn mẫu (boilerplate Text) và hình ảnh vào văn bản. Kể từ thời điểm này, phẩn text và hình ảnh sẽ được lưu chung cùng văn bản. Những thay đổi về phần khuôn mẫu cũng như hình ảnh trong Template sau đó sẽ không ảnh hưởng đến văn bản

Các Thành Phần Được Lưu Ở Đâu

Các thành phần khác nhau của Word như Style, macro, thông số ngầm định của trang, các định dạng Autotext, Autocorrect và các lệnh riêng (custom command) được lưu ở 2 trong số 3 cấp của cấu trúc Word. một số thành phần khác ở cấp Template, các thành phần còn lại ở trong cả 2 cấp nói trên.

Về các thành phần lưu ở cấp Template; một số chỉ lưu trong Normal Template hoặc Template kết nối với văn bản, một số khác trong Global Template. Bảng bên dưới cho chúng ta thấy các thành phần nào của từng lọai Template tác động đến văn bản và nơi chúng được lưu trữ

Về Global Template
Các thông số lưu trong Normal Template có tác dụng đối với toàn bộ các văn bản, được gọi là Global – tòan cục. Nếu trong văn bản ta sử dụng những Template khác thì các thông số của Template đó chỉ có tác dụng trong văn bản đó.

Thông số trong Normal Template có hiệu lực với những văn bản. Thông số trong những Template khác chỉ có hiệu lực với những văn bản xây dựng trên Template đó.

Khi chọn một Template (gọi là Attaching A Template) qua mục Template trong menu file của Word ta đã chuyển Template đó thành Global Template. Khi đó người dùng có thể sử dụng các macro, các định dạng qua Autotext, các lệnh đã thay đổi theo ý riêng (hay gọi là Customized Commands) trong cả Normal Template và Global Template trong tất cả các văn bản của mình. Tuy nhiên, Style trong Global Template không được bổ sung vào trong văn bản, word vẫn tiếp tục sử dụng Style từ Template nền mà từ đó văn bản được xây dựng lên.

Chuyển các mục của Template thành Global khi khởi động Word, bạn có thể có một số cài đặt riêng trong Template, ví dụ cho Toolbar, macro hay autotext. Và bạn muốn nó dùng được chung cho tất cả người dùng một khi họ vào Word. Thay vì làm bản sao của Template đó trong Normal Template, bạn có thể chuyển nó thành Global mỗi khi khởi động word.

Để nạp một Template thành Global khi khởi động, bạn hãy tạo bản sao của Template đó, sau đó lưu bản sao này vào Folder Startup trong Folder Winword. Đừng đơn giản dời Template từ folder không có tác dụng khi người dùng muốn tạo một văn bản mới bằng cách nhấn nút New trên menu file.

Sử Dụng Template Như Khuôn Mẫu Để Tạo Nhanh Những Văn Bản
Trong Word, tất cả các văn bản đều được xây dựng trên nền Template. Khi người sử dụng tạo văn bản mới, nó sẽ mang những thông số của Template được chọn và người dùng có thể tạo một văn bản mới theo nhiều cách khác nhau.
Nếu người sử dụng:
• Nhấn New trên menu File:các Template có thể dùng:
• Tòan bộ các Template và Winzard xác định trong User Template.
• Các tập tin Template word có phần mở rộng là .dot, còn Wizard là Wiz.
• Nhấn nút Star A new Document trên thanh công cụ của Office (Office Shorcut Bar):các Template có thể dùng:
• Tất cả các Template được xác định trong User Template và Workgroup Template.

• Các Template word đều nằm trên các Tab General, Letters and Faxed, Memos Reports, other documents, và Publications.
• Nhấn nút New trên Toolbar của Normal Template:các Template có thể dùng:

• Hộp thọai New không xuất hiện, người dùng vào thẳng văn bản mới với tòan bộ các thông số của Normal Template.
• Theo ngầm định Word sẽ sử dụng Normal Template ngọai trừ khi người dùng chỉ định Template khác. Bên cạnh Normal Template, word còn cung cấp thêm các Template cho những dạng văn bản phổ biến như letters, memos, reports, và mailing labels. Ngừơi dùng có thể sử dụng những Template này theo kiểu "nguyên bản" hoặc cũng có thể thay đổi cho phù hợp ý của mình và kể cả tạo mới hòan tòan một Template cho một chủ đề nhất định.

• Trong quá trình sọan thảo không nhất thiết phải theo một mẫu Template cố định mà có thể kết hợp nhiều dạng Template khác nhau bằng cách chọn mục Template trên menu file.

Ảnh Hưởng Của Template Lên Phần Văn Bản

Template thường đóng vai trò như một khuôn mẫu và dựa vào đó các văn bản sẽ được xây dựng nên. Bằng cách này người dùng có thể tạo thành các văn bản chuẩn như thư từ, fax, mẫu tin dạng meno hoặc thậm chí (như chúng ta vẫn thường sử dụng mỗi khi vào word) tạo các văn bản mới với những định dạng tương ứng

Tùy Biến Các Nút Trên Thanh Công Cụ

Khi khung hội thọai Customize của Word đang mở và bạn đã chọn Toolbars hay Commands, hãy thử những thủ thuật sau để làm cho thanh công cụ hữu dụng hơn:

• Bỏ một nút bằng cách kéo nó ra khỏi thanh công cụ.

• Kéo các nút lên thanh menu trong Word để lúc nào chúng cũng có sẵn cho dù thanh công cụ có được hiển thị hay không.

• Thay đổi hình dạng một nút bằng cách nhắp phím phải vào nó rồi chọn Edit Button Image.

• Bố trí lại các nút bằng cách kéo chúng từ vị trí này sang vị trí khác trên thanh công cụ.

In Các Phong Thư Trong Word

Để in các mẫu phong thư trong Word, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Chọn Envelopes and Labels trong Tools.

• Trong ô mới mở, ghi địa chỉ người gởi và người nhận trong các ô cần thiết.

• Nhắp vào nút Option và nhắp vào Envelope Option. Chọn cỡ phong thư bạn muốn trong ô Envelopes Size.

• Nhắp vào Printing Option và chọn phương pháp in cho phong thư của bạn. Nhắp Ok để trở lại ô Envelopes and Labels.

• Nhắp nút Print để in.

In Theo Thứ Tự Ngược Lại

Word có thể giúp bạn in theo thứ tự ngược lại. Chọn Print trong File. Tiếp chọn Options và sau đó đặt dấu x vào ô Reverse Print Order trong Printing Option và nhắp OK. cuối cùng nhắp Ok trong ô Print.

In Một Số Trang Bất Kỳ
Chọn Print trong file (hoặc nhấn Ctrl+P). Trong cửa sổ Print, đánh số trang cần in vào ô Pages.
Ví dụ: 3,5,8-11

Word sẽ in trang 3, trang 5 và in từ trang 8 đến trang 11 của văn bản.
Để Word 6.0 đọc được tài liệu tạo ra trong Word 97.
Để Word 6.0 đọc tài liệu tạo ra trong Word 97, ta thực hiện các bước sau:

• Chọn Save As từ menu file, mặc dù bạn đã lưu nó trong word 97 rồi.

• Gõ tên mới nếu bạn muốn lưu tài lịêu ban đầu như tài liệu word 97.
• Nhắp vào hộp Save As Type, cuốn xuống danh sách các kiểu, rồi chọn Word 6.0/95.
• Nhắp vào nút Save
Tiết Kiệm Thời Gian Và Đĩa Bằng Cách Chọn Chế Độ Lưu File
Tùy chọn lưu nhanh (Fast Save) trong Word 97 chỉ lưu những gì bạn đã sửa đổI trong tài liệu chứ không phảI lưu hết tài liệu. Như vậy, tốc độ lưu file tự động theo thời gian đã định trước sẽ nhanh hơn nhưng mỗi lần lưu file, kích thước file sẽ tăng lên vì tất cả những thay đổi như định dạng hay xóa đều bị giữ lại. Với những tài liệu thường được sửa đổi, lưu nhanh có thể lãnh phí một lượng đĩa lớn.

Sau đây là cách để vừa lưu được file nhanh mà không tốn kém: Bật tính năng Fast Save trong khi đang làm việc vớI tài liệu để tăng tốc lưu file. Sau đó, trước khi đóng tài liệu, vô hiệu hóa Fast Save rồI lưu file để bỏ đi những thông tin dư thừa. Bật tính năng này lại để tăng tốc độ lưu cho các tài liệu khác.

Rất tíêc là bạn rất hay quên bước 2. Nếu cách này quá phiền phức, bạn có thể vô hiệu hóa hẳn tính năng này và hãy nhớ rằng lưu file tự động theo thời gian đã định trước sẽ lâu hơn một chút. Bật hoặc tắt tính năng Fast Save rất dễ dàng. Chọn Tools / Options, nhắp Save trong khung hội thọai Options, nhắp Allow Fast Saves để thay đổi chọn lựa hiện tại rồi nhắp OK.